Hét tipp arra, hogy hogyan teremtheti meg vállalatánál a koronavírus utáni digitális munkavégzés feltételeit
Digitális átalakulás logisztikai vállalatoknak
A koronavírus elősegítette a digitalizációt, mivel a vírus következtében egész Magyarországon rendkívül rövid idő alatt megvalósult, és részben társadalmi megalapozottságot is nyert a digitális munkavégzés. A lezárások idején a logisztikai vállalatok is vállalták azt a kihívást, hogy a home office bevezetésével folytassák üzleti tevékenységüket. Sok alkalmazott tetszését nyerte el a „távolimunkavégzés”, a vállalatok pedig örültek, hogy ilyen jól működött a digitális munka. A szükségből jó néhány pragmatikus vállalati gyakorlat született.
De ahhoz, hogy a digitális átalakulás tartósan sikeres legyen, nem elég a munkavállalókat otthonukban a számítógép elé ültetni. Olyan kulturális átalakulásnak kell bekövetkeznie, amely a TIMOCOM vállalatnál már megvalósult. Ebben a cikkben hét tippet adunk Önnek arra vonatkozóan, hogy hogyan könnyítheti meg a digitális kultúra bevezetését.
Szkeptikus fogadtatás után pozitív tapasztalatok
A koronavírus leküzdését célzó intézkedések világszerte cselekvésre kényszerítették a vállalatokat. Szinte egyik napról a másikra küldték haza a munkavállalókat, hogy otthonukból végezzék a munkájukat. A vállalatok ily módon képesek voltak folytatni a tevékenységüket. Sok vállalat és vezető az első lezárást megelőzően kritikusan vagy szkeptikusan állt a home office kérdéséhez. Elképzelhetetlennek tűnt számukra, hogy a new work legyen a new normal. Nagy volt az aggodalom, hogy az alkalmazottak kevesebbet fognak dolgozni ily módon. Az irodai munkáról a home office munkavégzésre történő átállással a munkamódszereket digitalizálták, a szervezeti folyamatok pedig megváltoztak. Hetekkel és hónapokkal a home office bevezetése után a vállalatok arra a felismerésre jutottak, hogy az irodai környezeten túl is lehetséges, sőt a vártnál működőképesebb a hatékony munkavégzés.
A home office munkavégzésnek van potenciálja és bővíthető
Egy tanulmányban az alkalmazottak túlnyomórészt előnyösnek találták az új munkavégzési módot, produktívabbnak és elégedettebbnek érezték magukat. Ma már lehetségesnek tűnik az alkalmazottak kötelező jelenlétét elváró vállalati kultúra újragondolása, és egy olyan kultúra kialakítása, amely a munkavégzés eredményét helyezi előtérbe. A német DAK betegbiztosító elemzése szerint a munkáltatók többsége (57 százalék) jelentősen bővíti a digitális munkavégzési lehetőségeket.
Az ideiglenes digitális megoldást azonban szervezeti szintű digitalizáltsággá kell alakítani ahhoz, hogy a digitális munkavégzés a válság után is működjön.
Annak érdekében, hogy a digitális kultúra tartósan áthassa a vállalat minden területét, és ott hatékonyan alkalmazzák, hét komponensre van szükség:
1. Az átalakulás közös megvalósítása
Ehhez megfelelő kommunikációra van szükség. Rendszeresen meg kell kérdezni a munkavállalókat és az egyéb partnereket digitalizáció és home office témakörben. Véleményük fontos, és kéréseiket figyelembe kell venni az új vállalati kultúra kialakításakor. Különösen a vezető beosztású személyeknek és a vezetőségnek kellene (még) gyakrabban beszélniük a beosztottakkal, amikor új munkavégzésre irányuló koncepciót kívánnak megvalósítani.
2. Az újragondolás lehetőségének megteremtése
A digitális kultúra azzal is jár, hogy a munka és a munkaidő csak korlátozottan ellenőrizhető – vagy így kellene, hogy legyen. Ha a home office szükségszerűen felváltja a kötelező irodai jelenlétet, újra lehet gondolni azt is, hogy mi alapján értékelhető a munkavégzés. A jelenlét kultúrája helyett most a teljesítmény minősége állhat a középpontban, ami lehetővé teszi a látható eredmények alapján történő mérést. A munka ellenőrzése az elvégzett tevékenységek minősége és mennyisége alapján történhet.
3. Új vezetői kultúra
Különösen a gazdaságilag bizonytalan időszakokban van minden eddiginél nagyobb szükség a munkavállalók elkötelezettségébe vetett bizalomra. Ennek egészen a középvezetői szintig kell kihatnia. A vezetők feladata a beosztottak motiválása, és az, hogy teret adjanak az új munkarend megszokásához. Az átmenet nem mindenki számára könnyű, többek között azért, mert a lakások egy részében még nincs kialakítva fix munkaállomás, és sokan például a konyhaasztaluknál rendezkedtek be a home office munkavégzésre. Még ha technikai feltételek adottak is, a magánélet nem mindig különül el egyértelműen munkától, például amikor a gyermek napközi felügyelete véget ért, és haza kell őt hozni. A vállalatoknak e tekintetben rugalmasan kell hozzáállniuk a munkavállalókhoz.
4. A munkakörülmények meghatározása
Ami az irodában érvényes volt, azt az otthoni íróasztalnál is be lehet tartani. A közösen meghatározott munkavégzési szabályok tisztázzák az online munkaidőt, valamint azt a törzsidőt, amelyen belül lehetséges a közös munkavégzés és az egyeztetés. Szükség van egységes műszaki felszerelésre és irodabútorokra, hogy biztosítható legyen az ergonomikus munkavégzés. Ugyancsak tisztázni kell az adatvédelemmel és az IT-biztonsággal kapcsolatos kérdéseket, hogy minden munkavállaló tudja, milyen keretek között végezheti a munkáját.
5. Az együttműködés szabályozása
Továbbra is szükség van személyes egyeztetésekre és csoportos megbeszélésekre – digitális meetingek formájában. Telefonkonferenciák helyett előnyösebb a videochat, mivel ez jobban erősíti a csapaton belüli összetartozást. A fix pontok szerint, rendszeresen megtartott csoportmegbeszélések hozzájárulnak a mindennapi munka strukturálásához és segítenek lépést tartani az eseményekkel.
6. Az egymás közötti kommunikáció lehetőségének megteremtése és ösztönzése
A vállalaton belüli társadalmi összetartás érdekében szabad teret kell biztosítani ahhoz, hogy a munkavállalók továbbra is eszmecserét folytathassanak a napi üzletmenetről, az ágazati hírekről és a hétköznapi történésekről. A virtuális ebédszünetek és kávézások fokozzák az összetartozást, ezáltal hozzájárulnak a csapatépítéshez. A fix időpontokban, videotelefonon megtartott rendszeres eszmecsere helyettesítheti a személyes irodai találkozókat és erősítheti a csapatszellem érzését. Az információk nem vesznek el, és mindenki jobban átlátja, mi történik a kollégáival és általában a csapatban.
7. Digitális infrastruktúra
A digitális munkavégzés csak akkor zökkenőmentes, ha nincsenek adatátviteli problémák. Mi a TIMOCOM vállalatnál tisztában vagyunk ezzel, ezért egyetlen rendszerben biztosítjuk ügyfeleink számára az összes szükséges alkalmazást. Ezért következetes megoldás a belső munkafolyamatok szervezeten belüli, belső portálon történő futtatása.
A sikeres digitális kultúrához nemcsak digitális, hanem integrált folyamatokra van szükség. Ez az információcserére, a folyamatoptimalizálásra és a minőségbiztosításra, sőt, ezek kombinációira is érvényes. Ez az összes technikai lehetőséget optimálisan kihasználó digitális munkahely koncepciója.
Fontos szempont, hogy az együttműködés decentralizáltan, de hálózatba szervezetten folyik. Ennek eredményeképpen magának a munkavégzés helyének többé nincs jelentősége.
A mobil munkavégzés vagy a home office már nem kérdés, ha a munkavállalónak csak a digitális munkahelyhez való hozzáférésre van szüksége.
Az információk egyetlen központi helyen futnak össze, a munkafolyamatok átláthatók a hatékonyabb együttműködés érdekében. Az összes releváns dokumentum, funkció és program egyetlen platformon gyűlik össze, és a munkavállalók ezen keresztül kommunikálnak, kapcsolódnak egymáshoz és dolgoznak együttesen a feladatokon.
Az átmeneti megoldástól a digitális vállalati kultúra felé
A munka világában a koronavírus egy lehetőség a változásra, hiszen minden válság egyúttal egy esély is az optimalizálásra. A digitális vállalati kultúrával sok munkafolyamat gyorsabbá, egyszerűbbé és intelligensebbé alakítható.
Néhány vállalat már a koronavírus előtt megtette ezt a lépést, és a lezárások idején rendkívül rövid idő alatt, gyakorlatias és rugalmas digitális munkavégzést folytatott. Az első pozitív tapasztalatok után azonban nem feltétlenül kell ismét megkövetelni a munkavállalóktól az irodai jelenlétet.
A digitális munkavégzés pozitív fejleményeit a koronavírus után is fenn kell tartani, hiszen bebizonyította számunkra, hogy a decentralizált munkavégzés produktivitást eredményez. Ahhoz azonban, hogy ez hosszú távon is sikeresen működjön, digitális vállalati kultúrára van szükség, amit nemcsak a saját munkavállalóink, hanem ügyfeleink számára is rendelkezésre bocsátunk. Küldetésünk: hogy digitalizáljuk és egyszerűsítsük a logisztikát a TIMOCOM valamennyi felhasználója számára.
Tegye meg az első lépést, és digitalizálja szállítási folyamatait.